Bu Gizlilik Politikası; Vidu okul yönetim uygulamasında ("Vidu", "Uygulama") kişisel verilerin hangi kapsamda işlendiğini, hangi amaçlarla kullanıldığını, kimlerle paylaşılabileceğini ve haklarınızı açıklar. Vidu, okulların günlük yönetim süreçlerini dijital ortamda yürütmesine yardımcı olan bir yazılım hizmetidir.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır. Öğrenci, veli ve personel verileri bakımından ilgili okulun ayrıca hazırladığı KVKK aydınlatma metinleri, açık rıza süreçleri ve kurum içi veri saklama politikaları geçerlidir.
1. Taraflar ve Sıfatlar
Okul / kurum: Vidu'yu kullanan eğitim kurumu; öğrenci, veli, öğretmen, personel ve okul içi süreç verileri bakımından kural olarak veri sorumlusu sıfatını taşır. Hangi verinin sisteme girileceğine, kimlerin erişeceğine, ne kadar süre saklanacağına ve hangi okul sürecinde kullanılacağına kurum karar verir.
Vidu: Okulun talimatları doğrultusunda yazılım, barındırma, güvenlik, bildirim ve teknik destek hizmeti sunan hizmet sağlayıcıdır. Okul verileri bakımından Vidu, ağırlıklı olarak veri işleyen rolündedir.
Vidu'nun kendi işlemleri: Kullanıcı hesabı, giriş güvenliği, demo talebi, destek iletişimi, hizmetin işletilmesi ve yasal yükümlülükler gibi Vidu'nun kendi amaçlarıyla sınırlı alanlarda Vidu veri sorumlusu olarak hareket edebilir.
2. İşlenen Kişisel Veriler
Vidu'da işlenen veriler, kurumun kullandığı modüllere ve yetkili kullanıcıların sisteme girdiği bilgilere göre değişebilir. Gereksiz veya okul süreciyle ilgisiz kişisel veri girilmemelidir.
Hesap, kurum ve yetki bilgileri
- Ad, soyad veya görünen ad, e-posta adresi, kullanıcı kimliği ve giriş bilgileri
- Kurum kodu, kurum adı, rol, görev, unvan, branş, kullanıcı yetkileri ve kurum üyeliği durumu
- İlk giriş, hesap durumu, oturum ve güvenlik kayıtları
Öğrenci ve okul yönetimi verileri
- Öğrenci numarası, ad, soyad, sınıf, şube, seviye, alan/bölüm ve kayıt durumu bilgileri
- Ders, ders programı, sınav, not, okuma, devamsızlık ve yoklama kayıtları
- Veli görüşmesi, öğretmen görüşü, rehberlik yönlendirmesi, kılık-kıyafet ve disiplin benzeri okul içi süreç kayıtları
- Anketler, anket cevapları ve anket gizlilik ayarına göre görünürlük bilgileri
- Kurum tarafından yüklenen dosya, belge, etkinlik, pano ve okul içi duyuru içerikleri
Personel ve akademik planlama verileri
- Öğretmen ve idari personel ad-soyad, rol, branş, görev, çalışma durumu ve kurum içi yetki bilgileri
- Nöbet, izin/rapor, ders programı, ek ders saatleri ve çizelgeleri, norm planlama ve benzeri okul yönetim kayıtları
Teknik, güvenlik ve bildirim verileri
- Mobil veya web bildirimlerini iletebilmek için kullanılan bildirim token'ı, platform, cihaz/tarayıcı bilgisi, web origin ve son görülme zamanı
- Oturum, hata, işlem ve güvenlik kayıtları
- Destek, demo talebi veya iletişim formlarında kullanıcının paylaştığı ad, e-posta, kurum ve mesaj içeriği
IP adresi Vidu'nun okul yönetimi tablolarında ayrı bir alan olarak saklanmaz. Bazı altyapı ve güvenlik mekanizmaları erişim kayıtlarında veya oran sınırlama kontrollerinde IP bilgisini teknik olarak işleyebilir.
Önemli not: Vidu'da vatandaşlık veya ulusal kimlik numarası için ayrı bir alan bulunmaz ve bu bilgi Vidu tarafından istenmez. Kullanıcıların bu tür bilgileri not, açıklama, dosya adı veya serbest metin alanlarına yazmaması gerekir.
3. Verilerin Toplanma Yöntemleri
- Yetkili kullanıcıların uygulama ekranları üzerinden manuel veri girmesiyle
- Kurumun kendi okul kayıtlarından hazırladığı liste, dosya veya toplu aktarım içeriklerinin yüklenmesiyle
- Uygulama içinde yapılan işlemler sonucunda sistem kayıtlarının ve denetim izlerinin oluşmasıyla
- Bildirim token'ı, platform, cihaz/tarayıcı, güvenlik ve hata kayıtlarının teknik olarak oluşturulmasıyla
- Demo talebi, destek veya iletişim kanallarından paylaşılan bilgilerle
4. İşleme Amaçları
- Kullanıcı hesabı oluşturma, kimlik doğrulama, kurum üyeliği ve rol bazlı yetkilendirme süreçlerini yürütmek
- Öğrenci, öğretmen, sınıf, ders, program, devamsızlık, sınav, not, anket, rehberlik, belge, etkinlik, nöbet, ek ders ve norm planlama gibi okul yönetim süreçlerini işletmek
- Kurum içi duyuru, bildirim ve hatırlatmaları yetkili kullanıcılara iletmek
- Güvenliği sağlamak, hataları gidermek, kötüye kullanımı önlemek ve denetim kayıtlarını tutmak
- Destek taleplerini yanıtlamak, demo ve satış öncesi iletişimi yürütmek
- Hizmeti geliştirmek; bunu mümkün olduğunca toplulaştırılmış, anonimleştirilmiş veya okul verisini doğrudan açığa çıkarmayan teknik göstergelerle yapmak
- Kanuni yükümlülükleri yerine getirmek ve yetkili kurum taleplerini karşılamak
5. Hukuki Sebepler
Veriler; KVKK madde 5 ve ilgili mevzuat kapsamında, somut işleme faaliyetine göre aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi
- Gerekli olduğu durumlarda açık rıza
Okul tarafından Vidu'ya girilen öğrenci, veli ve personel verilerinde hukuki sebebin belirlenmesi ve ilgili kişilerin aydınlatılması öncelikle okulun sorumluluğundadır. Vidu, hizmeti bu talimatlar ve sözleşmesel sınırlar içinde işletir.
6. Aktarım ve Hizmet Sağlayıcı Grupları
Vidu, kişisel verileri satmaz ve reklam amaçlı üçüncü taraflara vermez. Veriler, hizmetin çalışması için gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılabilir:
- Kurum içi yetkili kullanıcılar: Okulun belirlediği rol ve yetkilere göre öğrenci, personel ve okul kayıtlarına erişebilen kullanıcılar
- Bulut altyapı, kimlik doğrulama, veritabanı ve depolama hizmet sağlayıcıları: Uygulamanın barındırılması, kullanıcı girişinin sağlanması, verilerin saklanması, yedeklenmesi ve güvenli çalışması için
- Bildirim iletimi hizmet sağlayıcıları: Mobil veya web bildirimlerinin cihazlara ulaştırılması için
- E-posta ve iletişim hizmet sağlayıcıları: Sistem e-postaları, destek cevapları ve zorunlu hizmet iletişimleri için
- İsteğe bağlı yardım asistanı altyapısı: Kullanıcının yazdığı yardım sorusu cevap üretimi için teknik hizmet sağlayıcıya iletilebilir. Vidu okul verilerini bu asistanla paylaşmaz.
- Yetkili kamu kurumları ve hukuki danışmanlar: Mevzuatın zorunlu kıldığı durumlarda, taleple sınırlı olmak üzere
7. Yurt Dışına Aktarım
Vidu'nun kullandığı bazı bulut, bildirim, e-posta veya teknik destek altyapıları Türkiye dışındaki veri merkezleri ya da hizmet sağlayıcı ekipleri üzerinden çalışabilir. Bu durumda aktarım, hizmetin sunulması için gerekli kapsamla sınırlı tutulur ve KVKK'nın yurt dışına aktarım kurallarına uygun güvence, sözleşme, teknik/organizasyonel önlem veya istisna mekanizmaları değerlendirilir.
Kurumların özel saklama, bölgesel barındırma veya ek sözleşmesel güvence ihtiyaçları varsa bu ihtiyaçlar ayrıca kurumsal sözleşme ve teknik yapılandırma kapsamında ele alınmalıdır.
8. Saklama Süreleri
- Hesap ve kurum üyeliği verileri: Kullanıcının kurumla veya Vidu hizmetiyle ilişkisi devam ettiği sürece ve sonrasında mevzuat, sözleşme, güvenlik ve hak talepleri için gerekli süre kadar saklanır.
- Okul yönetimi kayıtları: Okulun veri sorumlusu olarak belirlediği saklama politikaları, eğitim mevzuatı ve kurum içi süreçleri doğrultusunda saklanır.
- Teknik ve güvenlik kayıtları: Güvenlik, hata çözümü, kötüye kullanımın önlenmesi ve denetim amacıyla gerekli olan makul süre boyunca tutulur.
- Bildirim token'ları: Bildirim hizmeti sürdüğü, cihaz aktif olduğu veya kullanıcı/kurum tarafından kaldırılmadığı sürece saklanır.
- Demo, destek ve iletişim kayıtları: Talebin karşılanması ve olası hukuki/sözleşmesel ihtiyaçlar için gerekli süre kadar saklanır.
Saklama nedeni ortadan kalktığında veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Okul verilerinin silinmesi ve arşivlenmesi, okulun veri sorumlusu sıfatıyla verdiği talimatlara ve mevzuata göre yürütülür.
9. Veri Güvenliği
- Veri iletişimi mümkün olan her yerde HTTPS/TLS ile korunur.
- Kurum ve rol bazlı erişim kontrolü uygulanır; kullanıcıların yalnızca yetkili oldukları kurum ve modül verilerine erişmesi hedeflenir.
- Veritabanı düzeyinde satır bazlı erişim kontrolleri, uygulama yetki kontrolleri ve denetim kayıtları kullanılır.
- Şifreler Vidu tarafından düz metin olarak saklanmaz; kimlik doğrulama altyapısının güvenli saklama mekanizmaları kullanılır.
- Yetkisiz erişimi önlemek için erişim sınırlandırma, günlük kayıtları, yedekleme, hata izleme ve güvenlik kontrolleri uygulanır.
Hiçbir dijital sistem mutlak güvenlik garantisi veremez. Bu nedenle kullanıcıların güçlü şifre kullanması, hesap bilgilerini paylaşmaması ve serbest metin alanlarına gereksiz kişisel veri yazmaması önemlidir.
10. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK madde 11 uyarınca kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Otomatik sistemler yoluyla analiz sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
Okul tarafından girilen öğrenci, veli ve personel kayıtları için talepler öncelikle ilgili okula iletilmelidir. Vidu'ya iletilen talepler, gerekiyorsa ilgili okulun talimatı veya onayı alınarak sonuçlandırılır.
11. Hesap Silme ve Veri Talepleri
Hesabınızı silmek veya verilerinize ilişkin taleplerinizi iletmek için Hesap ve Veri Silme sayfasındaki yönergeleri izleyebilir ya da yfryildirim@gmail.com adresine yazabilirsiniz.
Bireysel hesap silme talebi, okulun yasal veya kurumsal saklama yükümlülüklerini otomatik olarak ortadan kaldırmaz. Okul verileriyle ilgili nihai karar, ilgili okulun veri sorumlusu sıfatıyla yürüttüğü sürece göre verilir.
12. Öğrenci Verileri ve Medya İçerikleri
Vidu çocuklara yönelik reklam, pazarlama veya tüketici profillemesi yapan bir uygulama değildir. Öğrenci verileri okul yönetim süreçleri için, okulun yetkili kullanıcıları tarafından ve kurum talimatları doğrultusunda işlenir.
Okul etkinlikleri, pano, belge veya benzeri alanlara görsel ya da dosya yüklenmesi halinde, bu içeriğin hukuka uygun biçimde temin edilmesi, gerekli aydınlatma ve açık rıza süreçlerinin yürütülmesi ilgili okulun sorumluluğundadır. Vidu, okulun yüklediği içerikleri reklam veya pazarlama amacıyla kullanmaz.
13. Yardım Asistanı
Vidu içinde sunulabilen yardım asistanı, kullanıcının uygulama kullanımıyla ilgili yazdığı soruya cevap üretmek için çalışır. Yardım sorusu ve gerekli teknik bağlam, cevap üretimi amacıyla teknik hizmet sağlayıcıya iletilebilir.
Yardım asistanı okulun öğrenci, öğretmen, not, devamsızlık, sınıf veya benzeri gerçek okul verilerine erişmez. Kullanıcıların yardım sorularına kişisel veri, öğrenci adı, veli bilgisi, sağlık bilgisi veya okul sırrı yazmaması gerekir.
14. Değişiklikler
Bu Politika zaman zaman güncellenebilir. Önemli değişiklikler uygulama içinde veya internet sitesinde duyurulabilir. En güncel sürümdeki son güncelleme tarihi bu sayfanın üst kısmında yer alır.
15. İletişim
Yusuf Yıldırım — Vidu Geliştiricisi
E-posta: yfryildirim@gmail.com
Adres: Sakarya, Türkiye