Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında Vidu okul yönetim uygulamasında kişisel verilerin hangi amaçlarla, hangi yöntemlerle ve hangi hukuki sebeplerle işlendiğini açıklar.
Vidu, okulların günlük yönetim süreçlerini dijital ortamda yürütmesine yardımcı olan bir yazılım hizmetidir. Öğrenci, veli ve personel verileri bakımından ilgili okulun kendi KVKK aydınlatma metinleri ve kurum içi veri saklama politikaları ayrıca geçerlidir.
1. Veri Sorumlusu Rolleri
Okul / kurum: Vidu'yu kullanan eğitim kurumu; öğrenci, veli, öğretmen, personel ve okul içi süreç verileri bakımından kural olarak veri sorumlusudur. Hangi verinin sisteme girileceğine, kimlerin erişeceğine, ne kadar süre saklanacağına ve hangi okul sürecinde kullanılacağına kurum karar verir.
Vidu: Okulun talimatları doğrultusunda yazılım, barındırma, güvenlik, bildirim ve teknik destek hizmeti sunar. Okul verileri bakımından Vidu ağırlıklı olarak veri işleyen rolündedir.
Vidu'nun kendi işlemleri: Kullanıcı hesabı, demo talebi, destek iletişimi, güvenlik, hizmetin işletilmesi ve yasal yükümlülükler gibi Vidu'nun kendi amaçlarıyla sınırlı alanlarda Vidu veri sorumlusu olarak hareket edebilir.
İletişim: Yusuf Yıldırım — Vidu Geliştiricisi
E-posta: yfryildirim@gmail.com
Adres: Sakarya, Türkiye
2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
- Hesap, kurum ve yetki bilgileri: Ad, soyad veya görünen ad, e-posta adresi, kullanıcı kimliği, kurum kodu, kurum adı, rol, görev, unvan, branş, kullanıcı yetkileri ve kurum üyeliği durumu
- Öğrenci ve okul yönetimi verileri: Öğrenci numarası, ad-soyad, sınıf, şube, seviye, alan/bölüm, ders, ders programı, sınav, not, okuma, devamsızlık, yoklama, veli görüşmesi, öğretmen görüşü, rehberlik yönlendirmesi, kılık-kıyafet ve disiplin benzeri okul içi süreç kayıtları
- Anket ve içerik verileri: Anketler, anket cevapları, anket gizlilik ayarına göre görünürlük bilgileri, kurum tarafından yüklenen dosya, belge, etkinlik, pano ve okul içi duyuru içerikleri
- Personel ve akademik planlama verileri: Öğretmen ve idari personel ad-soyad, rol, branş, görev, çalışma durumu, nöbet, izin/rapor, ders programı, ek ders saatleri ve çizelgeleri, norm planlama kayıtları
- Teknik, güvenlik ve bildirim verileri: Bildirim token'ı, platform, cihaz/tarayıcı bilgisi, web origin, son görülme zamanı, oturum, hata, işlem ve güvenlik kayıtları
- Demo, destek ve iletişim verileri: Demo talebi, destek veya iletişim kanallarından paylaşılan ad, e-posta, kurum, görev ve mesaj içeriği
Vidu'da vatandaşlık veya ulusal kimlik bilgisi için ayrı bir alan bulunmaz ve bu bilgi Vidu tarafından istenmez. Kullanıcıların bu tür bilgileri serbest metin alanlarına yazmaması gerekir.
IP adresi Vidu'nun okul yönetimi tablolarında ayrı bir alan olarak saklanmaz. Bazı altyapı ve güvenlik mekanizmaları erişim kayıtlarında veya oran sınırlama kontrollerinde IP bilgisini teknik olarak işleyebilir.
3. Toplama Yöntemleri
- Yetkili kullanıcıların uygulama ekranları üzerinden manuel veri girmesiyle
- Kurumun kendi okul kayıtlarından hazırladığı liste, dosya veya toplu aktarım içeriklerinin yüklenmesiyle
- Uygulama içinde yapılan işlemler sonucunda sistem kayıtlarının ve denetim izlerinin oluşmasıyla
- Bildirim token'ı, platform, cihaz/tarayıcı, güvenlik ve hata kayıtlarının teknik olarak oluşturulmasıyla
- Demo talebi, destek veya iletişim kanallarından paylaşılan bilgilerle
4. İşleme Amaçları
- Kullanıcı hesabı oluşturma, kimlik doğrulama, kurum üyeliği ve rol bazlı yetkilendirme süreçlerini yürütmek
- Öğrenci, öğretmen, sınıf, ders, program, devamsızlık, sınav, not, anket, rehberlik, belge, etkinlik, nöbet, ek ders ve norm planlama gibi okul yönetim süreçlerini işletmek
- Kurum içi duyuru, bildirim ve hatırlatmaları yetkili kullanıcılara iletmek
- Güvenliği sağlamak, hataları gidermek, kötüye kullanımı önlemek ve denetim kayıtlarını tutmak
- Destek taleplerini yanıtlamak, demo ve satış öncesi iletişimi yürütmek
- Hizmeti geliştirmek; bunu mümkün olduğunca toplulaştırılmış, anonimleştirilmiş veya okul verisini doğrudan açığa çıkarmayan teknik göstergelerle yapmak
- Kanuni yükümlülükleri yerine getirmek ve yetkili kurum taleplerini karşılamak
5. Hukuki Sebepler
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi
- Gerekli olduğu durumlarda açık rıza
Okul tarafından Vidu'ya girilen öğrenci, veli ve personel verilerinde hukuki sebebin belirlenmesi ve ilgili kişilerin aydınlatılması öncelikle okulun sorumluluğundadır.
6. Aktarım ve Alıcı Grupları
Vidu, kişisel verileri satmaz ve reklam amaçlı üçüncü taraflara vermez. Veriler, hizmetin çalışması için gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılabilir:
- Kurum içi yetkili kullanıcılar: Okulun belirlediği rol ve yetkilere göre öğrenci, personel ve okul kayıtlarına erişebilen kullanıcılar
- Bulut altyapı, kimlik doğrulama, veritabanı ve depolama hizmet sağlayıcıları: Uygulamanın barındırılması, kullanıcı girişinin sağlanması, verilerin saklanması, yedeklenmesi ve güvenli çalışması için
- Bildirim iletimi hizmet sağlayıcıları: Mobil veya web bildirimlerinin cihazlara ulaştırılması için
- E-posta ve iletişim hizmet sağlayıcıları: Sistem e-postaları, destek cevapları ve zorunlu hizmet iletişimleri için
- İsteğe bağlı yardım asistanı altyapısı: Kullanıcının yazdığı yardım sorusu cevap üretimi için teknik hizmet sağlayıcıya iletilebilir. Vidu okul verilerini bu asistanla paylaşmaz.
- Yetkili kamu kurumları ve hukuki danışmanlar: Mevzuatın zorunlu kıldığı durumlarda, taleple sınırlı olmak üzere
7. Yurt Dışına Aktarım
Vidu'nun kullandığı bazı bulut, bildirim, e-posta veya teknik destek altyapıları Türkiye dışındaki veri merkezleri ya da hizmet sağlayıcı ekipleri üzerinden çalışabilir. Bu durumda aktarım, hizmetin sunulması için gerekli kapsamla sınırlı tutulur ve KVKK'nın yurt dışına aktarım kurallarına uygun güvence, sözleşme, teknik/organizasyonel önlem veya istisna mekanizmaları değerlendirilir.
Kurumların özel saklama, bölgesel barındırma veya ek sözleşmesel güvence ihtiyaçları varsa bu ihtiyaçlar ayrıca kurumsal sözleşme ve teknik yapılandırma kapsamında ele alınmalıdır.
8. Saklama Süresi
- Hesap ve kurum üyeliği verileri: Kullanıcının kurumla veya Vidu hizmetiyle ilişkisi devam ettiği sürece ve sonrasında mevzuat, sözleşme, güvenlik ve hak talepleri için gerekli süre kadar saklanır.
- Okul yönetimi kayıtları: Okulun veri sorumlusu olarak belirlediği saklama politikaları, eğitim mevzuatı ve kurum içi süreçleri doğrultusunda saklanır.
- Teknik ve güvenlik kayıtları: Güvenlik, hata çözümü, kötüye kullanımın önlenmesi ve denetim amacıyla gerekli olan makul süre boyunca tutulur.
- Bildirim token'ları: Bildirim hizmeti sürdüğü, cihaz aktif olduğu veya kullanıcı/kurum tarafından kaldırılmadığı sürece saklanır.
- Demo, destek ve iletişim kayıtları: Talebin karşılanması ve olası hukuki/sözleşmesel ihtiyaçlar için gerekli süre kadar saklanır.
9. Haklarınız (KVKK Madde 11)
KVKK madde 11 uyarınca kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Otomatik sistemler yoluyla analiz sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
10. Başvuru Yöntemi
- Hesabınıza kayıtlı e-posta adresinden yfryildirim@gmail.com adresine yazın.
- Konu satırına "KVKK Başvurusu" yazın.
- Mesajınızda ad-soyad, kurum kodu ve talebinizi net şekilde belirtin.
- Kimliğinizin doğrulanması gerekebilir; bu amaçla ek bilgi talep edilebilir.
Okul tarafından girilen öğrenci, veli ve personel kayıtları için talepler öncelikle ilgili okula iletilmelidir. Vidu'ya iletilen talepler, gerekiyorsa ilgili okulun talimatı veya onayı alınarak sonuçlandırılır.
Başvurunuz KVKK'da öngörülen süreler içinde değerlendirilir. Talebin niteliğine göre işlem ücretsizdir; mevzuatta öngörülen hallerde masraf talep edilebilir.
11. Değişiklikler
Bu aydınlatma metni zaman zaman güncellenebilir. Güncellemeler uygulama içinde veya internet sitesinde duyurulabilir ve son güncelleme tarihi bu sayfanın üstünde belirtilir.